Gebührengestaltungen bei der Lohnbuchführung
Gerald Schwamberger, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Göttingen
Für die Angehörigen der steuerberatenden Berufe ist die Erstellung von Lohnbuchführungen für ihre Mandanten ein wichtiger, aber auch ein sehr sensibler Tätigkeitsbereich. Hier stehen die Berufsträger in starker Konkurrenz zu Billiganbietern im gewerblichen Bereich. Die ordnungsgemäße und gewissenhafte Erstellung von Lohnbuchführungen wird jedoch zunehmend komplizierter und aufwendiger. Welcher Gebührenrahmen als angemessen angesehen werden kann und welche Veränderungen ELENA in diesem Bereich mit sich bringt, zeigt der folgende Beitrag.
1. Rahmensätze nach § 34 Abs. 1 bis 3 StBGebV
Aufgrund der Komplexität und der Bedeutung für den Auftraggeber ist es schon seit langem gängige Ansicht des Berufsstands der Steuerberater, dass für eine ordnungsgemäß durchzuführende Lohnbuchführung die Gebühren im oberen Bereich der Rahmensätze als angemessen anzusehen sind (Meyer-Goez-Schwamberger: Die Gebühren der steuerberatenden Berufe, Tz. 2 zu § 34 StBGebV).
Für die erforderlichen Tätigkeiten hat zwar der Einsatz von EDV Erleichterungen gebracht, allerdings wurden die Anforderungen durch den Gesetzgeber, insbesondere im Sozialversicherungsbereich, so hoch geschraubt, dass in erheblichem Umfang zusätzliche Fehlerquellen entstanden sind und nur noch komplexe EDV-Programme den Anforderungen genügen.
Die Komplexität, die Verkürzung der Anmeldefristen bei den Krankenkassen und die umfangreichen gesetzlichen Bestimmungen erfordern für die Bearbeitung hochqualifizierte Mitarbeiter. So wurde ab 1.1.06 die Fälligkeit der Beiträge an die Krankenkassen auf den drittletzten Bankarbeitstag des abzurechnenden Monats festgelegt; die Anmeldungen müssen elektronisch erfolgen. Abgesehen davon, dass die Technik nach einigen Anlaufschwierigkeiten dies durchaus bewältigt, ist die tatsächliche Durchführung in vielen Fällen aufwendig und problematisch. So ist die Anmeldung von feststehenden Monatsgehältern kein Problem. Schwieriger wird es bei solchen Betrieben, bei denen die Arbeitnehmer nach Stundeneinsatz oder anderen variablen Größen abgerechnet werden. Viele Betriebe haben sich darauf eingestellt, dass die Abrechnungen nicht mehr vom ersten bis zum letzten des Monats, sondern z.B. vom 21. des Vormonats bis zum 20. des laufenden Monats getätigt werden, andere pauschalieren die Beträge für die letzte Woche des Monats, wieder andere schätzen die Beträge und korrigieren die Schätzungen im Folgemonat. Für solche schwierigeren Abrechnungen ist die Schätzung der Beiträge an die Krankenkassen zulässig. Dies verursacht jedoch dadurch, dass die exakte Abrechnung später erfolgt, zusätzliche Arbeiten.
2. Veränderungen durch ELENA ab 1.1.10
Durch die Einführung des elektronischen Meldeverfahrens ELENA wurde ab 1.1.10 eine erhebliche Veränderung der Lohnbuchführung eingeführt. Dies resultiert daraus, dass unter ELENA ein für das gesamte Bundesgebiet zur Verfügung stehendes Speicher- und Auskunftsmedium geschaffen wurde, das alle Daten von Arbeitnehmern speichert und sowohl für Finanzbehörden als auch für die Bundesagentur für Arbeit und Sozialkassen für Abrufe zur Verfügung steht. Dies bedeutete, dass ein größerer Umfang von zusätzlichen Informationen, die bis dahin in der Lohnbuchführung nicht gebraucht wurden, erfasst werden muss.
Die elektronische Übermittlung dieser Daten bringt nicht nur Arbeitserleichterungen, denn die zusätzlichen Angaben, die vom Mandanten angefordert, überprüft und gespeichert werden müssen, um sie auch für die Lohnbuchführung zur Verfügung zu haben, sind an ELENA zu übermitteln. Richtig ist, dass dadurch verschiedene, sonst von der lohnbuchführenden Stelle auszustellende Bescheinigungen (z.B. bei Mutterschaft der Arbeitnehmerin usw.) nunmehr nicht mehr erforderlich sind. Trotzdem bringt dieses Verfahren zusätzliche Arbeiten mit sich, insbesondere wenn entweder durch elektronische Störungen, Falscheingaben oder Falschangaben des Mandanten usw. von der Deutschen Rentenversicherung Bund Rückfragen erfolgen, die zusätzlich zu bearbeiten sind. Hierin sind nicht nur Eingabefehler aus Kanzleien der Steuerberater zu korrigieren, sondern eine Vielzahl von Angaben, die entweder vom Mandanten falsch übermittelt wurden oder bei denen zeitliche Komponenten nicht passen oder Irrtümer des Arbeitnehmers vorliegen. Insgesamt ist festzustellen, dass dieses Verfahren sehr aufwendig ist und gegenüber den vorherigen Tätigkeiten für die Führung von Lohnkonten einen zusätzlichen Aufwand erfordert.
3. Überprüfung durch die Behörden
Festzustellen ist, dass die Behörden – hier sind insbesondere die Deutsche Rentenversicherung Bund und die von ihr beauftragten Hauptzollämter zu nennen – durch die elektronischen Meldungen die verspätete An- oder Abmeldung von Arbeitnehmern elektronisch leicht ermitteln können oder bei Branchen, die eine Sofortanmeldung bei Neueinstellung von Arbeitnehmern (auch Teilzeitkräften, Geringverdienern usw.) verlangen, einen Abgleich mit Anmeldedatum und Datum des Arbeitsbeginns vornehmen können. Hier entstehen sofort Sanktionen gem. § 111 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV i.V.m. § 28 a Abs. 4 S. 1 SGB IV und gem. §§ 65, 35 und 17 OWiG. Nach meiner Erfahrung liegen die Geldbußen bei einmaligen Verstößen schon bei mehreren 100 EUR, bei Mehrfachverstößen sind diese Geldbußen erheblich. Wenn die Versäumung der rechtzeitigen Anmeldung durch den Steuerberater verursacht wird, besteht für ihn sofort die Gefahr, dass er seinem Auftraggeber die Geldbuße erstatten muss.
4. Höhe der Gebühren für die Führung von Lohnkonten
Nach § 34 Abs. 2 StBGebV erhält der Steuerberater für das Führen eines Lohnkontos eine Gebühr von 2,60 bis 15,00 EUR je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum. Dieser Rahmen der Gebühren für die Führung von Lohnkonten ist bei weitem nicht mehr zeitgemäß, weil die oben geschilderten aufwendigen Leistungen nur mit einer Gebühr von mehr als 10,00 EUR pro Lohnabrechnung und -monat in die Nähe von Selbstkosten oder erzielbarem Überschuss gelangen.
Durch die gesetzlichen Änderungen besonders dem 1.1.10 ist insbesondere die Führung von Lohnkonten mit variablen Löhnen oder Gehältern kostendeckend nur noch im Bereich zwischen 12 und 15 EUR pro Lohnkonto denkbar. Da Gebühreneinnahmen für bis 2009 ausstellbare Bescheinigungen wegfallen, weil diese durch die Datenübermittlung zu ELENA entfallen sind, ist ein gewisser Ausgleich auch bei der Gebührengestaltung angemessen. Besondere Gebührentatbestände für Angaben, die für die Lohnbuchführung nicht von Bedeutung sind, sondern lediglich dem Datenpool bei ELENA geschuldet sind, gibt es nicht. Sollte daher im Einzelfall (z.B. bei Baulohnabrechnungen) der Höchstsatz gem. § 34 Abs. 2 StBGebV bereits berechnet werden, sollte mit dem Auftraggeber eine schriftliche Vereinbarung über eine über dem Höchstsatz liegende Abrechnungsgebühr getroffen werden. Es ist allerdings auch denkbar, dass die Zusatzleistungen durch ELENA insgesamt in Form von schriftlichen Vereinbarungen mit Mandanten zusätzlich berechnet werden können. Hierbei ist z.B. an eine einmalige Jahrespauschale für Zusatzleistungen ELENA oder an zusätzliche Gebühren nur bei Anfall von Zusatzleistungen zu denken.
5. Erstmalige Einrichtung von Lohnkonten
Auch die Gebühr nach § 34 Abs. 1 StBGebV kann bei der erstmaligen Einrichtung eines Lohnkontos nur im oberen Bereich noch kostendeckend sein, weil die durch ELENA erforderlich gewordenen Daten gegenüber den Tätigkeiten bis 2009 einen doch nicht unerhebliche Mehraufwand erfordern. So sind auch in den einzelnen Programmen für Lohnabrechnungen sehr viele unterschiedliche Merkmale zu setzen, um für die Abrechnung die zutreffenden Programmteile zu aktivieren. Dies gilt für Arbeitnehmer an Dauerarbeitsplätzen genauso wie für Aushilfskräfte, für Geringverdiener und Teilzeitkräfte.
6. Welche Tätigkeiten fallen im Rahmen der Lohnbuchführung für den Steuerberater an?
Neben den allgemeinen Tätigkeiten zur Abrechnung der Arbeitnehmer für den Auftraggeber, der Meldung an die Krankenkassen und das Finanzamt ist der Steuerberater selbstverständlich berechtigt, auch an Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung Bund teilzunehmen. Desgleichen ist der Steuerberater berechtigt, seinen Mandanten gegen Bescheide der Deutschen Rentenversicherung Bund zu vertreten. Dies gilt allerdings nicht, wenn es sich um ein Statusfeststellungsverfahren handelt. Nach dem Gesetz über die außergerichtliche Rechtsdienstleistung (RDG vom 12.12.07 – letzte Änderung am 30.7.09) sind nach § 5 Rechtsdienstleistungen im Zusammenhang mit einer anderen Tätigkeit des Steuerberaters zulässig, wenn sie als Nebenleistungen zum Berufs- oder Tätigkeitsbild gehören. Das SG Aachen hat mit Urteil vom 27.11.09 jedoch entschieden, dass ein Steuerberater als Vertreter in einem Statusfeststellungsverfahren nicht zugelassen ist. Das OSG NRW hat dieses Urteil bestätigt. Sehr wohl aber kann der Steuerberater z.B. im Bußgeldverfahren durch das Hauptzollamt bei nicht korrekter Anmeldung von Arbeitnehmern den Mandanten vertreten. Auch die Vertretung vor den Sozialgerichten – mit Ausnahme des Statusfeststellungsverfahrens – ist durch den Steuerberater zulässig.
7. Wie können Gebühren für die Nebenleistungen berechnet werden?
Die Tätigkeit des Steuerberaters über die reine Lohnbuchführung hinaus ist eine vereinbare Tätigkeit i.S.d. § 57 Abs. 3 Steuerberatungsgesetz (StBerG) und ist mit der üblichen Gebühr zu berechnen. So ist z.B. die Teilnahme an einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung Bund entweder mit einer mit dem Mandanten vereinbarten Gebühr (es bietet sich an, eine Zeitgebühr zu vereinbaren; jedoch sind auch Pauschalgebühren denkbar), die nicht der Steuerberatergebührenverordnung entsprechen muss, zu vergüten oder es kann analog § 29 StBGebV auch die Zeitgebühr gem. § 13 StBGebV berechnet werden. Dasselbe gilt für Tätigkeiten wie Einsprüche/Widersprüche gegen Bescheide der genannten Behörden, wobei als Grundlage auch die RVG herangezogen werden kann. Gebühren bei den Gerichten sind grundsätzlich nach der RVG abzurechnen.