Offenlegungspflichten von Jahresabschlüssen – Strategien gegen ungewollte Transparenz bei KMU

Gerald Schwamberger, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Göttingen

Offenlegungspflichten von Jahresabschlüssen

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Durch das Gesetz über das elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) hat sich ab 1.1.07 die Transparenz des Unternehmens für Außenstehende enorm verändert. Ziel des Gesetzes war es, sowohl in der Justiz als auch für den Unternehmer die Arbeit zu vereinfachen und damit das Eintragungsverfahren zu beschleunigen. Jedoch macht die Offenlegung bisher möglichst gut verborgener Daten nicht für jeden Sinn. Der Beitrag zeigt auf, wie man trotz der Offenlegungspflicht möglichst wenig nach Außen preisgibt.

1. Auswirkungen für mittelständische Unternehmen

Mittelständische Unternehmen haben in der Vergangenheit die Offenlegung ihrer Jahresabschlüsse nicht vorgenommen, um zu vermeiden, dass insbesondere interessierte Geschäftspartner über sensible Daten des Unternehmens informiert werden. So kann es sich auf die Geschäfts-entwicklung des Unternehmens negativ auswirken, wenn ein Großlieferant anhand der Wareneinkaufsdaten der Gewinn- und Verlustrechnung erkennen kann, mit welchem Anteil er an dem Gesamteinkauf des Unternehmens beteiligt ist und inwieweit für ihn Möglichkeiten bestehen, durch Preisgestaltungen Vorteile zu ziehen. 

Dasselbe gilt für Großkunden von mittelständischen Unternehmen. Weiterhin können bei Geschäftsanbahnungen negative Darstellungen z.B. der Finanz- und Vermögenssituation zum Scheitern der Geschäftsanbahnung führen. In jedem Fall sind Preisverhandlungen und Verhandlungen mit Arbeitnehmern und Arbeitnehmervertretern für das Unternehmen schwieriger, wenn durch Offenlegung der Betriebsdaten je nach Situation der jeweilige Vertragspartner diese Verhandlungen zu Lasten des Unternehmens auslegen kann.

Diese Nachteile haben Großunternehmen, insbesondere auch im Ausland tätige Unternehmen, nicht, weil die Datenstrukturen von Außenstehenden, auch bei Veröffentlichung der Jahresabschlüsse, nicht ohne Weiteres erkannt werden können. Im Mittelstand, der im Wesentlichen durch Familienunternehmen geprägt ist, ist diese Situation völlig anders, sodass der Gesetzgeber bereits für kleine und mittelgroße Unternehmen i.S.d. § 267 Abs. 1u. 2 HGB größenabhängige Erleichterungen bei der Jahresabschlusserstellung (§ 276 HGB) geschaffen hat. Weitere Erleichterungen für die Anhangangaben und die Berichterstattung sind in § 286 HGB beschrieben. Darüber hinaus können Erleichterungen bei der Offenlegung der Jahresabschlüsse für kleine Kapitalgesellschaften i.S.d. § 267 Abs. 1 HGB nach § 326 HGB und für mittelgroße Kapitalgesellschaften nach § 327 HGB berücksichtigt werden.

Durch das EHUG wurde das Unternehmensregister und damit die Kontrolle der Offenlegung von Jahresabschlüssen sowie die Sanktionierung, soweit die Vorschriften nicht eingehalten werden, eingeführt. Da die Sanktionen die Unternehmen dazu veranlassen werden, die Offenlegung der Jahresabschlüsse zu befolgen, sind für solche Unternehmen, die mit erheblichen wirtschaftlichen Folgen aus dieser Pflicht rechnen müssen, Strategien zu entwickeln, um hierdurch keine wirtschaftlichen Nachteile entstehen zu lassen.

2. Strategien für Entwicklung der Jahresabschlüsse für KMU

Die anzuwendenden Strategien sind davon abhängig, welche im Einzelfall relevanten Unternehmensdaten entweder anders dargestellt werden können oder verändert werden müssen, um zu vermeiden, dass bei Geschäftspartnern falsche oder negative Schlüsse aus den offengelegten Daten gezogen werden können. Man wird zu unterscheiden haben, um welche Gesellschaftsform und um welche Größenordnung des Unternehmens es sich handelt und welche Unternehmensstruktur zugrunde liegt. In Einzelfällen können auch durch Wahlrechte oder gesellschaftsrechtliche Veränderungen die Daten der Öffentlichkeit positiv dargestellt werden, auch wenn sich an der tatsächlichen Struktur des Unternehmens nicht viel ändert.

2.1 Darstellung des Eigenkapitals

Bei vielen KMU liegt nach den Bilanzierungsvorschriften des Handelsrechts ein unzureichendes Eigenkapital, wenn nicht sogar ein nicht gedeckter Fehlbetrag, also negatives Eigenkapital, vor. Dies hängt in vielen Fällen zum einen daran, dass durch ungünstige Geschäftsentwicklungen vorübergehend oder längerfristig keine ausreichenden Gewinne erwirtschaftet wurden und der Gesellschafter und Gesellschaftergeschäftsführer den Lebensunterhalt aus der Gesellschaft bestreiten musste und die Unterdeckung durch Fremdkapital gedeckt wurde. In vielen Fällen kann es jedoch auch daran liegen, dass erhebliche stille Reserven in dem Unternehmen entstanden sind, die nach den Vorschriften des Handelsrechts nicht aufgedeckt werden können und aus steuerlichen Gründen auch nicht aufgedeckt werden sollten, um Steuerzahlungen, die wiederum Liquidität abziehen und die Eigenkapitalsituation verschlechtern würden, zu vermeiden. 

In der Struktur der Familiengesellschaften wird in den weitaus überwiegenden Fällen die Aufnahme des Fremdkapitals, die über Darlehenssicherheiten aus dem Privatbereich möglich werden, in dem Passiva ausgewiesen, sodass zwar im insolvenzrechtlichen Sinne eine Überschuldung nicht vorliegt (insbesondere bei qualifizierten Rangrücktrittserklärungen), die Kapitalstruktur sich jedoch dadurch für Außenstehende sehr negativ darstellt. Dies ist durch das Körperschaftsteuerrecht insbesondere seit Einführung des Halbeinkünfteverfahrens begünstigt worden, weil die Zuführung neuen Kapitals durch Aufnahme von Finanzierungen im Privatbereich der Gesellschafter zur Erhöhung des Eigenkapitals den großen steuerlichen Nachteil hat, dass die Darlehenszinsen und -kosten nur zur Hälfte als Werbungskosten aus Kapitalvermögen steuerlich berücksichtigt werden können. Bei Personengesellschaften (GmbH & Co. KG) i.S.d. § 264a HGB wäre dies allerdings möglich, weil Erhöhungen des haftenden Kommanditkapitals durch fremdfinanzierte Einlagen im Rahmen des Sonderbetriebsvermögens vollumfänglich steuerlich berücksichtigt werden können.

Erhöhung des gezeichneten Kapitals

Um für die Offenlegung eine positive Darstellung des Unternehmens und insbesondere der Eigenkapitalsituation zu erlangen, kann mit einer Aufstockung des gezeichneten Kapitals eine verbesserte Kapitalstruktur erreicht werden. Dies kann z.B. dadurch finanziert werden, dass Fremdkapital der Gesellschaft (GmbH oder GmbH & Co. KG) durch Finanzierung im Privatbereich der Gesellschafter und damit Einbringung als Eigenkapital verändert werden. Wie bereits geschildert, ist dies für die GmbH & Co. KG steuerlich kein Nachteil, bei einer Kapitalgesellschaft wird der Nachteil nach Abschaffung des Halbeinkünfteverfahrens ebenfalls gemildert. Die bisher als Betriebsausgaben angefallenen Schuldzinsen werden bei den GmbH-Gesellschaftern nunmehr Werbungskosten aus Kapitalvermögen. Der Liquiditätsnachteil des Gesellschafters sollte durch entsprechende Gestaltung der Vergütungen oder – soweit möglich – durch Gewinnausschüttungen ausgeglichen werden.

Darstellung des Eigenkapitals

Eine weitere Möglichkeit, das Eigenkapital der Gesellschaft in eine günstige Relation zur Gesamtfinanzierung zu bringen, kann über die Einbringung mezzaninen Kapitals z.B. durch atypisch stille Beteiligungen oder Genussrechtskapital durch die Gesellschafter oder Dritte verbessert werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass durch entsprechende Vereinbarungen und Rangrücktrittserklärungen diese Kapitalteile dem Eigenkapital zuzurechnen sind. Dazu gehört auch eine langfristige Vereinbarung der Kapitalzuführung.

Diese Form der Kapitalerhöhung hat gegenüber der Erhöhung des gezeichneten Kapitals den Vorteil, dass keine Eintragung in das Handelsregister erforderlich ist und darüber hinaus steuerliche Vorteile entstehen. Die GmbH mit Eigenkapital von atypisch stillen Gesellschaftern, auch wenn es GmbH-Gesellschafter sind, gilt steuerlich als Personengesellschaft, sodass insoweit gewerbesteuerliche Vorteile (Grundfreibetrag und Staffelung der Gewerbesteuermessbeträge) gem. § 11 Abs. 2 GewStG in Anspruch genommen werden können. Dies gilt dann, wenn bei der entsprechenden Vertragsgestaltung die Beteiligten als Mitunternehmer mit Mitunternehmer-Initiative und Mitunternehmer-Risiko ausgestattet sind. Dies ist ohnehin Voraussetzung, damit das eingelegte Kapital im Sinne des Handelsrechts dem Eigenkapital hinzuzurechnen ist. Darüber hinaus erhalten die atypisch stillen Gesellschafter und Gesellschafter mit Genussrechtsanteilen die Steuerermäßigung des § 35 EStG. Gleichzeitig kann durch eine kreative Gestaltung die Gewinn- und Verlustverteilung steuerlich günstig für die Gesellschafter erfolgen.

Die vorgenannten Gestaltungen erfordern nicht die Zuführung neuen Kapitals, sondern es soll lediglich vorhandenes Fremdkapital umstrukturiert werden. Damit kann die Kapitalstruktur der Bilanz in erheblichem Umfang positiv dargestellt werden. Eine Zuführung neuen, bisher im Bereich der Gesellschaft nicht eingesetzten Kapitals bleibt den Gesellschaftern natürlich darüber hinaus als Möglichkeit der Verbesserung und Erhöhung des Eigenkapitals erhalten.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, nicht nur durch Barkapital, sondern auch durch die Einlage von Sachvermögen die Kapitalstruktur zu verbessern. Es ist jedoch dabei zu berücksichtigen, dass das eingelegte Sachkapital dem Risiko der Gesellschaft unterliegt und im Falle der Insolvenz verloren sein kann.

Darstellung des Eigenkapitals durch Umstrukturierung

Bei einer großen Anzahl von mittelständischen Unternehmen, insbesondere Familienunternehmen, liegen Unternehmensstrukturen vor, bei denen die risikobehaftete Betriebsgesellschaft mit möglichst geringem Eigenkapital ausgestattet ist und wesentliche Betriebsgrundlagen und Immobilien im Wege der Anpachtung genutzt werden. Diese typischen mittelständischen Strukturen in Form der Betriebsaufspaltung können für eine günstige Eigenkapitaldarstellung genutzt werden, indem statt der Veröffentlichung des Jahresabschlusses der Betriebsgesellschaft die Veröffentlichung eines Konzernjahresabschlusses erfolgt.

Beispiel

Gesellschafter-Geschäftsführer G hat wesentliche Betriebsgrundlagen und Immobilien an die X-GmbH, an der er zu 90 v.H. die Geschäftsanteile hält, verpachtet. Die X-GmbH ist i.S.d. § 267 HGB eine mittelgroße Gesellschaft, die prüfungspflichtig ist und den Offenlegungsvorschriften des HGB unterliegt. Das ausgewiesene Eigenkapital in der GmbH beträgt ca. 5 v.H. der Bilanzsumme. Das Besitzunternehmen weist ein Eigenkapital von 50 v.H. aus.

Der Konzernbegriff wird im HGB nicht definiert. Voraussetzung für das Aufstellen eines Konzernabschlusses ist die Existenz eines Konzerns (§ 290 Abs. 1 HGB), wonach ein inländisches Mutterunternehmen einen Konzernabschluss aufzustellen hat, wenn dieses eine Kapitalgesellschaft oder eine Personenhandelsgesellschaft i.S.d. § 264a HGB ist, die eine einheitliche Leitung einer Kapitalgesellschaft ausübt und eine Beteiligung nach § 271 Abs. 1 HGB besitzt.

In dem Beispielsfall kann G aus seinem Besitzunternehmen eine GmbH & Co. KG in der Weise errichten, dass eine Komplementär-GmbH gegründet wird und gleichzeitig diese ohne Beteiligung am Vermögen einer KG deren Geschäftsführung übernimmt. Der Gesellschafter G bringt sein Besitzunternehmen in die KG gegen Gewährung von Kommanditanteilen ein.

Wenn auf die Befreiung zur Erstellung eines Konzernabschlusses gem. § 293 HGB verzichtet wird, kann der Konzernabschluss erstellt, die erforderliche Pflichtprüfung gem. den §§ 316 ff. HGB erfolgen und nunmehr der Konzernabschluss zur Offenlegung an das Unternehmensregister gesandt werden. Der Jahresabschluss des Besitzunternehmens allein ist dann von der Offenlegung befreit (§§ 291, 292 HGB).

Damit kann erreicht werden, dass im Konzernabschluss nunmehr eine erheblich günstigere Darstellung des Eigenkapitals erfolgen kann. Als Variante zur Vermeidung von Steuerbelastungen kann G die Immobilien als Sonderbetriebsvermögen der GmbH & Co. KG ausweisen, um die Zahlung von Grunderwerbsteuer zu vermeiden. Weiterhin können alle Wirtschaftsgüter gem. § 24 UmwStG mit den Buchwerten eingebracht werden.

So kann durch Umstrukturierung von Mutter- und Schwestergesellschaften entweder durch Aufstellung eines Konzernabschlusses, durch Verschmelzungen oder durch Spaltung einer Kapitalgesellschaft die Veränderung des Eigenkapitals erreicht werden. Weiterhin kann durch Zuweisung von Verbindlichkeiten des Besitzunternehmens in das Sonderbetriebsvermögen die Eigenkapitaldarstellung günstig gestaltet werden, weil das Sonderbetriebsvermögen in der Konzernbilanz nicht auszuweisen ist (ausschließlich steuerliche Darstellung).

2.2 Offenlegung von Daten der Gewinn- und Verlustrechnung

Kleine Gesellschaften i.S.d. § 267 Abs. 1 HGB

Für kleine Kapitalgesellschaften und GmbH & Co. KG i.S.d. § 267 Abs. 1 HGB existieren bereits größenabhängige Erleichterungen nach §§ 264 Abs. 1 S. 3, 266 Abs. 1 S. 3, 274 a, 276 und 286 HGB. Dies bedeutet in der Praxis, dass kleine Kapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften & Co. KG keinen Lagebericht aufzustellen brauchen, sondern lediglich eine verkürzte Bilanz aufstellen müssen. Diese muss nur mit Buchstaben und römischen Zahlen nach § 266 Abs. 2u. 3 HGB ausgestattet sein. Erhebliche Erläuterungen im Anhang sind nicht erforderlich.

Die genannten Vorschriften sind Grundlage der Jahresabschlusserstellung, die für die Offenlegung nach § 326 HGB lediglich die Offenlegung der Bilanz (in verkürzter Form) und den Anhang ohne Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung erfordern. Eine Prüfungspflicht i.S.d. §§ 316 ff. HGB besteht nicht (§ 316 Abs. 1 S. 1 HGB).

Bei diesen Gesellschaften sind weitgehend sensible Daten für Außenstehende nicht nachvollziehbar, insbesondere weil die Daten der Gewinn- und Verlustrechnung nicht offen zu legen sind. Lediglich die Darstellung des Eigenkapitals und ggf. des Jahresergebnisses der Gesellschaft können zu negativen Schlussfolgerungen führen.

Mittelgroße und große Gesellschaften i.S.d. § 267 HGB

Bei den mittelgroßen und großen Gesellschaften ist die Offenlegung der Gewinn- und Verlustrechnung Pflicht, sodass interessierte Geschäftspartner sehr wohl Einblick in sensible Daten des Wareneinkaufs oder -verkaufs, der Kostenstruktur usw. erhalten können. Wenn dies eine Gefahr für das Unternehmen ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Offenlegung dieser Daten zu vermeiden:

Spaltung der Gesellschaft

Voraussetzung ist, dass betriebswirtschaftlich die Spaltung der Gesellschaft sinnvoll sein kann, wenn bestimmte Unternehmensbereiche (z.B. Produktion, Verkauf usw.) in verschiedene Gesellschaften aufgeteilt werden können, um aus einer mittelgroßen Gesellschaft zwei kleine Gesellschaften, oder aus einer großen Gesellschaft zwei mittelgroße oder mehrere kleine Gesellschaften entstehen zu lassen, um die Offenlegung insbesondere der Daten der Gewinn- und Verlustrechnung zu vermeiden.

Erstellung eines Konzernabschlusses

Auch die Erstellung eines Konzernabschlusses, wie unter 2.1 beschrieben, kann durch Zusammenführung mehrerer Unternehmen oder zumindest des Mutter- und Tochterunternehmens die genaue Darstellung der sensiblen Daten verhindern helfen.

Bei Personenhandelsgesellschaften i.S.d. § 264a HGB wird eine natürliche Person Vollhafter

In diesem Fall wäre ein Jahresabschluss der Gesellschaft nicht offen zu legen (§ 264a Abs. 1 HGB).

Verschmelzung mit Mutter- oder Schwestergesellschaft

Auch durch Verschmelzung von Gesellschaften kann eine für Außenstehende weniger durchschaubare Darstellung der sensiblen Daten der Gewinn- und Verlustrechnung erreicht werden.

2.3 Gesellschaften mit guten und sehr guten Ergebnissen

Für Gesellschaften mit guten und sehr guten Ergebnissen bietet sich an, auf die Erleichterungen oder einen Teil der Erleichterungen zu verzichten, um für Außenstehende das Unternehmen positiv darzustellen. Dies ist sicherlich davon abhängig, ob aus den Daten der Gewinn- und Verlustrechnung von Außenstehenden Rückschlüsse gezogen werden können, die dem Unternehmen schaden könnten. In diesen Fällen ermöglicht die Offenlegung auch eine positive Darstellung für Außenstehende und Geschäftspartner, sodass durch eine günstige Darstellung die Geschäfte des Unternehmens gestärkt werden können. Die Offenlegungsdaten können ohne Inanspruchnahme der Erleichterungen der Jahresabschlusserstellung und Offenlegung, wie bei einem Unternehmen gem. § 267 Abs. 3 HGB oder wie ein börsennotiertes Unternehmen, dargestellt werden.

2.4 Angaben im Anhang

Die nach § 285 HGB für große Gesellschaften i.S.d. § 267 HGB anzugebenden Pflichtangaben werden für mittelgroße und kleine Gesellschaften erheblich eingeschränkt – sowohl bei der Jahresabschlusserstellung (§§ 286und 288 HGB), als auch bei der Offenlegung (§§ 326, 327 HGB). Auch diese Daten sind für mittelständische Unternehmen, insbesondere Familienunternehmen, sehr sensibel und sind in die Überlegungen, ob durch strategische Gestaltung die Vermeidung sensibler Daten im Anhang erreicht werden kann, mit einzubeziehen. Die oben aufgezeigten Möglichkeiten, z.B. durch Aufspaltung der Gesellschaft oder durch die Aufstellung von Konzernabschlüssen, können dazu führen, dass die Offenlegung sensibler Daten vermieden wird und damit Schaden von den Unternehmen ferngehalten werden kann. Weiterhin ist darauf hinzuweisen, dass die Pflichtangaben im Konzernanhang ebenfalls eingeschränkt erfolgen.

3. Fazit

Für KMU bringen die Offenlegungsvorschriften in vielen Fällen keine Vorteile. Es ist vielmehr zu befürchten, dass diesen Unternehmen erhebliche Nachteile entstehen. Um diese Nachteile zu vermeiden, sind im Einzelfall erhebliche strategische Überlegungen anzustellen, um die Offenlegungspflichten zu erfüllen, um Sanktionen, die nunmehr gesetzlich vorgesehen sind, zu vermeiden, und darüber hinaus sensible Daten des Unternehmens nicht offen zu legen. Hier sind Berater gefragt, die richtigen, für das Unternehmen sinnvollen Entscheidungen hinsichtlich gesellschaftsrechtlicher, struktureller oder wirtschaftlicher Gestaltungen vorzubereiten und anzuregen.

Offenlegungspflichten